1. Administrator danych osobowych

Współadministratorami Twoich danych osobowych (art. 26 RODO) są wspólnicy prowadzący wspólnie działalność gospodarczą w ramach spółki cywilnej: Artur Markiewicz oraz Marcin Kaczyński, działający pod firmą IMPEX-READY SPÓŁKA CYWILNA ARTUR MARKIEWICZ, MARCIN KACZYŃSKI z siedzibą przy ul. Wolności 135A, 42-460 Mierzęcice, NIP: 6262856685, REGON: 240604522 (dalej: „Administrator” lub „my”).

Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: e-mail info@impex-ready.pl lub pisemnie na adres siedziby. Zasadnicza treść uzgodnień współadministratorów jest dostępna na żądanie.

2. Jakie dane przetwarzamy, po co i na jakiej podstawie

a) Konto klienta B2B

Przy rejestracji konta podajesz: imię i nazwisko, adres e-mail (będący loginem), numer telefonu, stanowisko, nazwę firmy oraz NIP. Dane firmy mogą zostać automatycznie uzupełnione na podstawie NIP z publicznych rejestrów państwowych (baza REGON prowadzona przez GUS oraz Wykaz Podatników VAT Ministerstwa Finansów). Dane przetwarzamy w celu założenia, weryfikacji i obsługi konta, w tym ręcznej akceptacji rejestracji oraz nadawania uprawnień (np. dostępu do wyszukiwarki odpowiedników) — podstawą jest niezbędność do zawarcia i wykonania umowy o prowadzenie konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w zakresie weryfikacji wiarygodności kontrahenta — nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

b) Zapytania ofertowe (koszyk zapytań, formularz doboru sprężyn, formularz kontaktowy)

Wysyłając zapytanie, przekazujesz nam dane kontaktowe (imię i nazwisko, e-mail, telefon, firmę, NIP, stanowisko), treść zapytania, specyfikacje produktów oraz — jeśli je załączysz — pliki (np. rysunki techniczne). Dane przetwarzamy w celu obsługi zapytania i przedstawienia oferty, czyli w ramach działań przed zawarciem umowy podejmowanych na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Ceny i rabaty widoczne w koszyku wynikają z cennika przypisanego do Twojego konta.

Pliki załączane w formularzu doboru sprężyn są tymczasowo zapisywane na serwerze do czasu wysłania zapytania; pliki nieużyte (porzucone koszyki) są automatycznie usuwane po 48 godzinach.

c) Pobieranie danych firmy po NIP

Gdy korzystasz z funkcji „Pobierz dane z GUS”, podany numer NIP jest przekazywany do publicznych rejestrów: Wykazu Podatników VAT Ministerstwa Finansów i/lub bazy REGON (GUS), skąd pobieramy publicznie dostępne dane firmy (nazwę, adres, REGON). Podstawą jest podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

d) Korespondencja i kontakt

Dane zawarte w korespondencji e-mail lub telefonicznej przetwarzamy w celu obsługi komunikacji — na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest prowadzenie bieżącej komunikacji z klientami i zainteresowanymi.

e) Rozliczenia, dokumentacja i roszczenia

Jeżeli dojdzie do zawarcia umowy (zamówienia), dane przetwarzamy także w celu jej wykonania i rozliczenia, w tym wystawiania dokumentów księgowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (obowiązki podatkowe i rachunkowe), oraz w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Odbiorcy danych

Dane możemy powierzać podmiotom wspierającym nasze działanie — wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do świadczenia usług, na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO): dostawcy hostingu serwisu i poczty e-mail, dostawcy usług IT utrzymującym serwis oraz podmiotom świadczącym obsługę księgową. Dane mogą być też udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

4. Przekazywanie danych poza EOG

Dane przechowujemy na serwerach zlokalizowanych w Europejskim Obszarze Gospodarczym i nie przekazujemy ich do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. Gdyby w przyszłości korzystanie z narzędzi wiązało się z takim przekazaniem, nastąpi ono wyłącznie z zapewnieniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO (np. standardowych klauzul umownych), o czym poinformujemy w aktualizacji tej polityki.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Konto klienta — przez czas utrzymywania konta; po jego usunięciu dane możemy zachować przez okres przedawnienia roszczeń.
• Zapytania ofertowe i korespondencja — przez czas obsługi zapytania, a następnie do 3 lat na potrzeby ewentualnych roszczeń i wykazania przebiegu ustaleń handlowych.
• Pliki tymczasowe z formularza doboru sprężyn — maksymalnie 48 godzin, jeśli zapytanie nie zostało wysłane.
• Dokumenty księgowe — 5 lat od końca roku podatkowego, zgodnie z przepisami.

6. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo: dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz — tam, gdzie podstawą jest zgoda — jej cofnięcia w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia). Wnioski możesz kierować na adresy wskazane w pkt 1; odpowiadamy nie później niż w ciągu miesiąca. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta, wysłania zapytania lub prowadzenia korespondencji — bez nich nie będziemy mogli obsłużyć Twojej sprawy. Pola obowiązkowe są oznaczone w formularzach.

8. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne, ani nie prowadzimy profilowania w rozumieniu art. 22 RODO. Automatyczne naliczanie rabatów w koszyku wynika wyłącznie z cennika przypisanego do konta i zawartości koszyka.

9. Pliki cookies i pamięć lokalna przeglądarki

Serwis wykorzystuje wyłącznie mechanizmy niezbędne do działania, które nie wymagają zgody (art. 173 ust. 3 pkt 2 Prawa telekomunikacyjnego):

• cookies sesji logowania (m.in. wordpress_logged_in_*, wordpress_sec_*) — utrzymują zalogowanie na koncie klienta; usuwane po wylogowaniu lub wygaśnięciu sesji,
• cookie komunikatów (themename_auth_flash) — chwilowe wyświetlenie komunikatu po zalogowaniu/rejestracji; żyje ok. 2 minut,
• pamięć lokalna przeglądarki (localStorage) — pozycje koszyka zapytań (impexready_inquiry_cart) przechowywane wyłącznie na Twoim urządzeniu; trafiają do nas dopiero w chwili wysłania zapytania.

Nie stosujemy cookies analitycznych ani marketingowych. Jeżeli takie narzędzia zostaną w przyszłości wdrożone, uruchomimy je dopiero po odebraniu Twojej zgody i zaktualizujemy tę politykę. Cookies możesz usuwać i blokować w ustawieniach przeglądarki — zablokowanie cookies niezbędnych może uniemożliwić logowanie.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowane połączenie (HTTPS), ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych, ręczną weryfikację zakładanych kont, limity i walidację przesyłanych plików oraz automatyczne usuwanie plików tymczasowych. Dostęp do cen i danych handlowych wymaga zalogowania.

11. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana, np. w razie zmian w serwisie lub przepisach. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z datą obowiązywania.